Czy jeśli ugoda to tylko u mediatora?

W dzisiejszym artykule przeczytasz o możliwościach polubownego zakończenia sprawy, przewidzianych w przepisach kodeksu postępowania cywilnego. Przyjrzymy się temu, kiedy i w jakich sprawach można skorzystać z postępowania pojednawczego, czym jest posiedzenie przygotowawcze i czy opłaca się – dosłownie – zawrzeć ugodę sądową.

Małe wtrącenie, jeśli zamiast czytać, wolisz posłuchać, koniecznie zajrzyj tutaj (odcinek podcastu o tym samym tytule :).

Posiedzenie pojednawcze

Brzmi jak połączenie sądu i mediacji i w sumie trochę tak właśnie jest. Trzeba powiedzieć, że to instytucja bardzo niedoceniana, choć naprawdę szybka, odformalizowana i ciągle jeszcze dość tania, chociaż od 2019 r. już nie tak, jak kiedyś. Ale może po kolei.

Przede wszystkim pamiętać trzeba o tym, że postępowanie pojednawcze to ciągle procedura sądowa, choć odbywa się zanim rozpocznie się postępowanie sądowe. Ma ono charakter bezwzględnie wstępny – czyli prowadzi się je wyłącznie przed wniesieniem pozwu do sądu. I konieczny jest tu wniosek, tzw. zawezwanie do próby ugodowej, który też składa się w sądzie, co do zasady rejonowym właściwym dla przeciwnika.

Wniosek ten powinien zawierać wszystkie niezbędne elementy pisma procesowego – oczywiście oznaczenie sądu, do którego jest kierowany, dane stron, ich pełnomocników, a także, co najważniejsze, określenie przedmiotu sporu – czyli czego dokładnie wniosek ten dotyczy i przedstawienie propozycji ugodowych. Składa go jedna ze stron, bezpośrednio do sądu. I tutaj uwaga: to sąd takie posiedzenie  prowadzi, w trybie jawnym.

Udział w nim jest dobrowolny – przy czym wystarczy tutaj wola jednej ze stron by je wszcząć.

Jak to wygląda w praktyce? Strona wnioskująca składa wniosek o zawezwanie do próby ugodowej, sąd wyznacza termin posiedzenia, a druga strona lub pozostałe strony (bo w sprawach, w których występuje wiele stron we wniosku tym uwzględnia się je wszystkie) zawiadomione o tym fakcie, jeśli nie wyrażają zgody na udział w postępowaniu pojednawczym, po prostu nie stawiają się na posiedzeniu. Jest tu jedno ryzyko: nieuzasadnione niestawiennictwo może skutkować obciążeniem tej strony czy stron kosztem opłaty za wniesienie wniosku, ale dzieje się to tylko na żądanie strony wnioskującej.

Wniosek o zawezwanie do próby ugodowej nie jest równoznaczny z pozwem, czyli ta jego szczegółowość, a przede wszystkim uzasadnienie nie muszą być tak dokładne jak w przypadku pozwu, ale maksymalnie precyzyjnie należy wskazać roszczenie, żeby nie było wątpliwości, wobec kogo, jakiej jest wysokości i kiedy jest wymagalne.

Dlaczego to takie ważne?

Bo skuteczne wszczęcie powoduje przerwanie biegu przedawnienia roszczenia będącego jego przedmiotem. To chyba niestety najczęstszy powód, dla którego taki wniosek jest składany. Niestety nie dla samego faktu ugodowego załatwienia sprawy, ale właśnie przerwania biegu.

O co tu tak właściwie chodzi?

Przedawnienie należności oznacza, tak najprościej, że osoba uprawniona do żądania np. jakiejś zapłaty ma ograniczony czas na dochodzenie jej na drodze sądowej. Przepisy regulują długość tego okresu, np. 3 lata, 5 lat, 10 lat i jeśli żądanie zostanie złożone w sądzie po upływie tego czasu, dłużnik może powiedzieć, że bardzo mu przykro, ale czas na domaganie się zapłaty upłynął i zobowiązanie stało się przedawnione. Nie oznacza to tak dosłownie, że wierzyciel nie może się już w ogóle domagać tej zapłaty, ale ma znacznie mniejsze możliwości.

I teraz przerwanie biegu przedawnienia oznacza tyle, że z chwilą dokonania czynności która na to pozwala, np. właśnie złożenie wniosku o zawezwanie do próby ugodowej, czas ten nie tylko się zatrzymuje, ale też będzie biegł od nowa. Czyli zyskujemy cały ten czas od nowa.

Przepis mówi, że bieg przedawnienia przerywa się poprzez samo złożenie w sądzie wniosku o przeprowadzenie postępowania pojednawczego, a więc bez znaczenia jest tutaj wynik postępowania. Podobnie zresztą, jak poprzez wszczęcie mediacji. Właśnie dlatego niezwykle ważne jest określenie momentu wszczęcia jednego i drugiego. No tutaj momentem tym jest złożenie wniosku, co jest proste i weryfikowalne, w przypadku mediacji sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana, ale to temat nie na dziś :).

Wracając do wniosku o zawezwanie do próby ugodowej…

Jest tanią formą zakończenia sporu. I owszem, choć jego złożenie wiąże się z koniecznością wniesienia opłaty sądowej. Jeszcze do niedawna było to 40 zł, obecnie opłata ta wynosi 1/5 opłaty należnej od pozwu w sprawie objętej zawezwaniem. Dlaczego nie ma tu kwoty? Bo jest to trudne do określenia. W przypadku spraw majątkowych, a te najczęściej trafiają na takie postępowanie, koszt wniesienia pozwu, gdyby chcieć od razu skierować sprawę na drogę stricte sądową uzależniony jest od wartości przedmiotu sporu, co reguluje ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

I tak dla przykładu:

Jeśli wniosek dotyczyłby roszczenia o wartości np. 10.000 zł to opłata za wniosek wynosi 100 zł, jeśli roszczenie miałoby wartość 100.000 zł opłata za złożenie wniosku wyniosłaby 1.000 zł. Może nie jest to mało, ale jest to nadal całkowity koszt tego postępowania. Oczywiście nie możemy zapomnieć o ewentualnym koszcie pełnomocnika jeśli chciałby wziąć w nim udział, ale co do zasady, jedynym obowiązkowym kosztem jest opłata za złożenie wniosku.

Zapytacie jak to możliwe?

Sprawa jest prosta. Postępowanie to nie przewiduje prowadzenia postępowania dowodowego – żadnych świadków, opinii biegłych, dostarczania dodatkowych dokumentów. Jedno posiedzenie, które zakończy się zawarciem ugody przed sądem, albo nie. Co prawda sąd może przeprowadzić takie postępowanie quasi dowodowe w celu ustalenia, czy dana sprawa kwalifikuje się do przeprowadzenia postępowania pojednawczego, jeśli zajdą wątpliwości, ale tylko na te okoliczności.

Z przebiegu takiego posiedzenia sąd sporządza protokół. Jeśli dojdzie do zawarcia ugody, jej treść „wciąga się” w treść protokołu, albo dołącza do niego jako załącznik.

I tak, ugoda ta podlega ocenie sądu, ale wyłącznie pod względem zgodności z prawem, zasadami współżycia społecznego i ewentualnego zamiaru obejścia prawa, a więc w takim samym zakresie jak ugoda zawarta już w trakcie toczącego się postępowania. Następnie jest zatwierdzana przez sąd w drodze postanowienia, albo, poprzez nadanie jej klauzuli wykonalności, może stać się tytułem wykonawczym.

Pamiętajmy, że choć postępowanie pojednawcze prowadzone jest przez sąd to jednak jego celem jest rozwiązanie sporu przez strony, a nie wydanie rozstrzygnięcia. Zatem mimo że postępowanie odbywa się „w obecności” sędziego, jego rola ogranicza się w zasadzie tylko do zbadania prawidłowości i legalności zawartej przez strony ugody i nadania jej klauzuli wykonalności, jeśli nie jest sprzeczna z prawem i nie zmierza do jego obejścia.

A co jeśli nie uda się porozumieć?

Sąd stwierdza w protokole „fakt braku możliwości zawarcia ugody” i umarza postępowanie. Postępowanie sądowe w dalszej kolejności może, ale nie musi się odbyć, wszystko tutaj zależy od woli stron. Nie ma żadnego zobowiązania do podjęcia dalszych kroków sądowych.

Jedna uwaga tutaj!

Bardzo ważne jest rozróżnienie postępowania pojednawczego, które prowadzimy jedynie przed wniesieniem pozwu do sądu I instancji, od mediacji, do której strony mogą przystąpić przed wszczęciem postępowania sądowego lub w jego trakcie. Czyli nawet jeśli w sprawie tej odbyło się posiedzenie pojednawcze, ale nie doszło w jego trakcie do zawarcia ugody, strony nadal mogą na etapie późniejszego postępowania sądowego skorzystać z mediacji.

A czy sąd może nie zgodzić się na przeprowadzenie postępowania pojednawczego?

Tak, jest taka możliwość, ale w bardzo wyjątkowych sytuacjach. Przepisy kodeksu pozwalają na to, by postępowanie pojednawcze prowadzone było zarówno w sprawach rozpoznawanych w tzw. „procesie”, jak i w postępowaniu nieprocesowym. Jedyne zastrzeżenia to wskazane w art. 184 „sprawy cywilne” i  „charakter sprawy”, który zezwala na pojednanie się stron. Oznacza to, że nie w każdej sprawie możliwe będzie jego przeprowadzenie.

Po pierwsze: sąd odrzuci wniosek złożony w sprawach innych niż cywilne albo w sprawach cywilnych, ale których charakter nie zezwala na zawarcie ugody.

Po drugie: zrobi to w razie stwierdzenia braku jurysdykcji krajowej, czyli jeśli sprawa nie podlega rozpoznaniu przez polski sąd.

Dodatkowo, z urzędu, sąd odrzuci wniosek także wtedy, gdy:

• droga sądowa jest niedopuszczalna (czyli krótko mówiąc sprawa nie podlega załatwieniu przez sąd, bo pamiętamy, że postępowanie pojednawcze to procedura sądowa);

• jeżeli o to samo roszczenie pomiędzy tymi samymi stronami sprawa jest w toku albo została już prawomocnie osądzona (tutaj w grę wchodzi nie tylko res iudicata, ale też res transacta, czyli powaga rzeczy ugodzonej jeśli strony co do tego samego roszczenia zawarły wcześniej ugodę;

• jeżeli jedna ze stron nie ma zdolności sądowej albo jeżeli powód nie ma zdolności procesowej, a nie działa za niego przedstawiciel ustawowy – chodzi o to, że strony występujące w sprawie muszą mieć zdolność do występowania w procesie jako strona, a powód, czyli osoba wnosząca pozew musi mieć zdolność do dokonywania czynności procesowych, jeśli nie ma, potrzebuje pełnomocnika, który będzie za nią działał i ewentualny brak w tym zakresie będzie powodem odrzucenia nie tylko wniosku, ale i pozwu. 

Postępowanie pojednawcze w sprawach pracowniczych

Poza regulacjami w kodeksie postępowania cywilnego, postępowanie pojednawcze jest także instytucją znaną w kodeksie pracy. Postępowanie pojednawcze, zainicjowane na wniosek pracownika, przeprowadza się na terenie zakładu pracy, bez konieczności angażowania w nie sądu. Jej prowadzeniem zajmuje się 3 osobowa komisja pojednawcza, a jego celem jest cytując kodeks pracy

„polubowne załatwienie sporów o roszczenia pracowników ze stosunku pracy”.

Jest zdecydowanie szybsze – komisja powinna dążyć do załatwienia sprawy (co do zasady w ciągu 14 dni od złożenia wniosku przez pracownika) i tańsze, choć należy wskazać że jego kosztem obciąża się pracodawcę.

Kto powołuje komisję? Pracodawca wspólnie z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie działa, pracodawca po uzyskaniu pozytywnej opinii pracowników.

Jak wygląda postępowanie pojednawcze? To przede wszystkim wysłuchanie obu stron i wypracowanie ugody, której treść wpisuje się do protokołu z posiedzenia.

• Jeżeli postępowanie przed komisją pojednawczą nie doprowadziło do zawarcia ugody, komisja na żądanie pracownika, zgłoszone w terminie 14 dni od dnia zakończenia postępowania pojednawczego, przekazuje niezwłocznie sprawę sądowi pracy – tutaj wniosek pracownika o polubowne załatwienie sprawy przez komisję pojednawczą zastępuje pozew. Chociaż pracownik może oczywiście złożyć do sądu odrębny pozew.

• Jeśli doszło do zawarcia ugody, podlega ona weryfikacji przez sąd pracy, nadaniu jej klauzuli wykonalności i wykonaniu w trybie przepisów kodeksu postępowania cywilnego, jak każda inna ugoda, zatwierdzona przez sąd. Oczywiście ugoda ta nie może być sprzeczna z prawem lub zasadami współżycia społecznego. Pracownik może też wystąpić do sądu pracy w określonym terminie, z żądaniem uznania ugody za bezskuteczną jeśli uważa, że narusza ona jego słuszny interes.

Regulacje dotyczące spraw gospodarczych

Od listopada 2019 r. po kolejnej nowelizacji kpc wprowadzono istotne zmiany w procedurze cywilnej w zakresie prowadzenia postępowań gospodarczych, można powiedzieć że to taka zmodernizowana wersja starej procedury, bo postępowanie gospodarcze było już obecne w kpc. Celem zmian miało być oczywiście przyśpieszenie postępowania sądowego oraz oddanie go w ręce wyspecjalizowanych w tym zakresie wydziałów gospodarczych. Wszystko dlatego, że to zazwyczaj sprawy skomplikowane o dużej wartości przedmiotu sporu. Mowa tutaj przede wszystkim o tych, które dotyczą relacji między przedsiębiorcami, ale również m.in. sprawach z umów o roboty budowlane oraz ze związanych z procesem budowlanym umów służących wykonywaniu robót budowlanych, z umów leasingu czy przeciwko osobom odpowiadającym za dług przedsiębiorcy, także posiłkowo lub solidarnie, z mocy prawa lub czynności prawnej.

Nie będziemy się jednak skupiać na wszystkich zmianach, ale tych, które wskazują, że ustawodawcy bardzo zależało na zwiększeniu odsetka spraw gospodarczych zakończonych w drodze ugodowej. W tym celu wprowadzona została instytucja posiedzenia przygotowawczego. Ma to być spotkanie, na kształt posiedzenia organizacyjnego przed sądem polubownym, podczas którego sąd ma możliwość rozpoznać przedmiot sporu oraz stanowiska stron, co ma umożliwić dostosowanie trybu postępowania do potrzeb danej sprawy i rozplanować postępowanie.

W założeniu ustawodawcy, podczas takiego posiedzenia sędzia przewodniczący miałby wcielić się w rolę kogoś na kształt mediatora i nakłaniać strony do polubownego rozwiązania sporu. Do zadań przewodniczącego należy m.in. poszukiwanie ze stronami ugodowych sposobów rozwiązania sporu, wspieranie ich w formułowaniu propozycji ugodowych oraz wskazywania sposobów i skutków rozwiązania sporu, w tym skutków finansowych.

To ciekawe rozwiązanie wydaje się być słuszne w zakresie swojego celu, jednak nie wydaje się być wykorzystywane. Przede wszystkim dlatego, że przeprowadzenie takiego posiedzenia wiąże się z dodatkowymi obowiązkami po stronie sędziego, który może nie być gotowy do wystąpienia w dość nowej dla niego roli, ale też dodatkowymi wymogami formalnymi, jak choćby sporządzeniem protokołu ze spotkania. Co więcej, zdaniem wielu sędziów, podobny efekt osiąga się kiedy na pierwszej rozprawie, przed formalnym jej rozpoczęciem sąd proponuje stronom udział w mediacji.

No dobra, wiemy już jak, kiedy, w jakich sprawach możliwe jest zawarcie ugody, czy to przed sądem, czy też komisją pojednawczą. Przyjrzyjmy się korzyściom.

Przede wszystkim zakończenie sporu w drodze ugody – nawet sądowej – wpływa pozytywnie na relacje łączące strony ugody, na renomę przedsiębiorstwa, pracodawcy, ale też na sytuację finansową. Rozłóżmy to może jednak na konkretne przypadki i uwzględnijmy zarówno ugodę sądową, jak i zawartą w drodze mediacji.

• Po pierwsze: zawarcie ugody mediacyjnej przed złożeniem pozwu. Strony obciążone są kosztami przeprowadzenia mediacji, które w wypadku tzw. mediacji umownej ustalane są bezpośrednio z mediatorem i mogą być różne w zależności od oferty mediatora. Warto tu jednak dodać, że koszty te są zawsze niższe niż koszty postępowania sądowego i strony zazwyczaj ponoszą je po połowie. Samo zaś zatwierdzenie ugody przez sąd, bądź nadanie jej klauzuli wykonalności jest nieodpłatne, zatem poza kosztami za przeprowadzenie mediacji plus ewentualnie za udział w mediacji pełnomocnika, nie ma tu żadnych kosztów sądowych.

• Po drugie: zawarcie ugody przed mediatorem lub ugody sądowej przed rozpoczęciem rozprawy w I instancji. Jeśli strony po wejściu na salę rozpraw oznajmią, że chcą zawrzeć ugodę, jeszcze zanim dojdzie do formalnego rozpoczęcia rozprawy, czyli prezentacji przez strony swoich stanowisk i strony dojdą do porozumienia – bądź to w drodze mediacji, bądź też zawrą ugodę przed sądem, powód otrzymuje zwrot całej opłaty za pozew (ma to tym większe znaczenie, jeśli była to maksymalna opłata).

• Po trzecie: jeśli strony zgodzą się na udział w mediacji już po rozpoczęciu rozprawy tj. po prezentacji oficjalnych stanowisk, ale do momentu uprawomocnienia się wyroku w danej sprawie, (wlicza się w to również wyrok w drugiej instancji) i dojdą do porozumienia, tj. wypracują pisemną ugodę – powód otrzymuje zwrot ¾ wniesionej opłaty za pismo wszczynające (póki co za pismo wszczynające, choć wiemy że jest już projekt, który ma to zmienić).

• Ostatnim przypadkiem jest zawarcie ugody sądowej, już po rozpoczęciu rozprawy – w takim wypadku następuje zwrot połowy opłaty wniesionej za pismo wszczynające postępowanie w pierwszej instancji o ile ugodę zawarto na etapie pierwszej instancji lub pisma wszczynającego postępowanie w II instancji, jeśli ugodę zawarto przed sądem w II instancji.

Uff, to już koniec :). Najważniejsze wnioski są takie, że przepisy procedury cywilnej przewidują szereg możliwości polubownego zakończenia sporu, a ugoda, bez względu na to przed kim zawarta i w którym momencie postępowania, zawsze pozytywnie wpływa na relacje łączące strony, a przy okazji może być też sposobem na obniżenie kosztów postępowania.

Podziel się swoją opinią

Zależy nam na Twojej opinii, więc jeśli masz jakieś uwagi, chcesz o coś zapytać lub czymś się z nami podzielić to daj znać w komentarzu. Jeśli spodobał Ci się ten artykuł i chcesz być na bieżąco nie martwiąc się o to, że coś Cię ominie, zostaw nam swojego maila – będziemy informować Cię o nowych artykułach na temat mediacji, ale nie tylko. I bądź spokojny, nikomu go nie ujawnimy – słowo mediatora! ;).